Les anciennes exigences…
Des exigences fédérales de conformité de base pour lutter contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes avaient été établies en 2001.

• Chaque bureau de courtage devait désigner un agent de la conformité;
• Chaque bureau de courtage devait élaborer et donner un programme de formation aux employés désignés;
• Chaque bureau de courtage devait créer un programme de conformité composé de politiques et de procédures administratives, et le mettre régulièrement à jour conformément aux nouveaux règlements de CANAFE;
• Chaque bureau de courtage devait signaler à CANAFE toutes les grandes opérations en espèces et les opérations douteuses;
• Chaque courtier devait s'assurer que les noms de ses clients ne figuraient pas à la liste des terroristes connus du Canada ou des Nations Unies ou des organisations terroristes.

Les nouvelles exigences…
Les exigences initiales demeurent toujours en vigueur. Chaque bureau de courtage doit avoir un « agent de conformité » en place; cependant, le courtier et l'agent de conformité ont beaucoup plus d'obligations qu'auparavant.

Aux termes de la loi, à compter du 23 juin 2008, lorsque vous recevez des fonds, sous quelque forme ou de quelque montant que ce soit, vous devez garder un Document de réception de fonds portant le nom du client qui vous les a remis ou qui les a fournis.

C'est à l'agent de l'acheteur qu'il revient de remplir le Document de réception de fonds et ce, même lorsque l'acompte est versé directement au compte du courtier inscripteur. Il y a cependant quelques exceptions à la règle, par exemple une transaction au cours de laquelle l'acheteur n'est pas représenté par un agent, ou si l'acompte est déposé directement dans le compte d'une partie sans permis immobilier (constructeur, avocat, etc.). Pour en connaître les détails, cliquer ici.

Pour chaque vente ou achat d'un bien immobilier, vous devez remplir une Fiche de renseignements sur l'identité du client (personne ou entreprise/entité), prendre des mesures pour vérifier son identité et ajouter au dossier les pièces concernant un tiers (ou dans le cas où vous n'avez pas rencontré le client en personne).

Voici quelques-unes des nouvelles exigences à satisfaire :

• Le programme de conformité et les politiques du bureau doivent être consignées par écrit. Ce qui était un règlement est maintenant une loi. L'exigence est ainsi plus facile à faire appliquer.
• Il y a une forte augmentation des exigences sur la vérification de l'identité des clients et la constitution de dossiers. Voir page ici.
• On a ajouté les « tentatives » aux opérations douteuses qui doivent maintenant être signalées. Cliquez ici.
• Il faut maintenant consigner en dossier TOUTES les réceptions de fonds. Cliquez ici.
• Le courtier doit identifier s'il y a des tiers en cause dans la transaction. Cliquez ici.
• Le courtier doit aussi avoir vérifié l'identité des acheteurs et propriétaires-vendeurs étrangers, par l'entremise d' « agents » approuvés. Cliquez ici.
• À tous les deux ans, un courtier doit remplir une autoévaluation du risque d'être engagé dans le blanchiment d'argent ou le financement d'activités terroristes par ses activités immobilières, et recenser les mesures à prendre pour diminuer ce risque. Cliquez ici.

Plusieurs autres modifications ont été apportées aux exigences du programme de conformité. En plus des exigences en matière de déclaration, vous devez mettre en place des modalités de mise à jour des renseignements sur les clients, au fur et à mesure de leur disponibilité.

On recommande également que les courtiers gardent un exemplaire des renseignements que CANAFE leur fait parvenir avec l'accusé de réception de chaque déclaration. On y trouve la date et l'heure où la déclaration a été reçue et son numéro d'identification.

Il est également important que les courtiers sachent qu'en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels, ils sont responsables d'assurer la garde des renseignements personnels recueillis en vertu du programme de conformité. Les nouveaux règlements fédéraux exigent que toutes les déclarations de CANAFE soient conservées pendant une période de cinq ans.