Les copies officielles des déclarations et des formulaires exigés par CANAFE doivent être conservées par le bureau de courtage, à défaut de quoi il faut indiquer où elles se trouvent. Les dossiers doivent être conservés pendant cinq ans après leur constitution.

Les dossiers peuvent prendre la forme de documents lisibles par machine ou de dossiers électroniques, pourvu qu’une version papier puisse être produite sur demande. Si CANAFE en fait la demande, les formulaires doivent être produits dans les 30 jours civils.

Voici les rapports ou les formulaires que les courtiers doivent conserver en dossier :

• Déclaration d’opérations importantes en espèces
  Les exigences concernant ces rapports ayant changé, il ne faut pas se fier aux formulaires ni aux directives produits avant juin 2008. En plus de ce qui suit, le rapport doit inclure toutes les informations sur l’identité de la personne ou de l’entité définis ici. Pour présenter les renseignements exigés, vous pouvez utiliser le formulaire établi par l’ACI, et les inclure dans cette déclaration. Les détails particuliers à communiquer à propos des opérations importantes en espèces sont :
  • Le montant/la devise/la façon dont les fonds ont été reçus;
  • La date de la transaction/son but/les mandataires (le cas échéant).
    
    
• Document de réception de fonds
  Ce relevé contient l’information sur le montant des fonds reçus, notamment la devise et la façon dont les fonds ont été reçus. Il doit indiquer la date de l’opération, des détails sur les personnes en cause et la raison de la transaction financière. (par ex. un acompte, etc.) Il N’est PAS nécessaire de remplir ce document si l’acompte est remis directement à une personne sans permis immobilier, tel qu’un constructeur ou un promoteur. Si, par contre, le constructeur est représenté par un AGENT IMMOBILIER dans la transaction, le Document de réception de fonds est obligatoire.

  Ce document exige également les renseignements sur le compte du courtier inscripteur ou du professionnel agréé qui a accepté l’acompte. L’agent de l’acheteur est tenu de prendre les mesures raisonnables pour obtenir ces renseignements; si on ne les lui fournit pas, il faut noter ce fait dans le Document de réception de fonds.

• Déclaration d’opération (ou de tentative d’opération) douteuse
  La déclaration n’a pas été modifiée. Si vous avez des motifs de croire qu’une opération ou qu’une tentative d’opération pourrait être liée à des activités criminelles ou être le fruit d’activités criminelles, vous devez présenter une déclaration à CANAFE dans les 30 jours et le bureau de courtage doit conserver la déclaration pendant cinq ans.

  Une fois l’information inscrite, si des personnes sont en cause, vous devez également prendre toutes les mesures nécessaires pour indiquer leur nom, leur adresse, leur date de naissance, leur occupation ou leur entreprise principale.

  Lorsque des entités sont en cause, vous devez indiquer leur nom, leur adresse et leur principale activité. L’information doit être recueillie dans les 30 jours de la réception des fonds.
  
  Lorsque des entreprises sont en cause, vous devez conserver une copie de la partie de l’acte de constitution donnant à un individu le pouvoir de signer des documents au nom de la société. L’information doit être recueillie dans les 30 jours de la réception des fonds.

• Fiche de renseignements sur l’identité du client (personne)
  C’est ce relevé qu’il faut préparer pour confirmer l’identité de toute personne en cause dans une transaction. Il doit être achevé à la conclusion de la transaction. Il est très important de remplir une fiche de renseignements sur l’identité du client avant, ou en même temps que vous remplissez un document de réception de fonds. Il est donc recommandé de remplir une fiche lorsque l’acheteur présente une offre et/ou verse un acompte, et lorsque le propriétaire-vendeur accepte l’offre qui lui est présentée.
  
  Si vous croyez que la personne représente un tiers, vous devez également tenter de vérifier l’identité du tiers (partie B du formulaire).

• Fiche de renseignements sur l’identité du client (entreprise/entité)
  Il s’agit d’un dossier à préparer pour confirmer l’existence d’une entreprise ou d’une autre entité. Dans le cas d’une entreprise, en plus de confirmer son existence, vous devez indiquer son nom, son adresse et le nom de ses administrateurs. Il est très important de remplir la Fiche de renseignements sur l’identité du client (entreprise/entité) avant ou en même temps que le Document de réception de fonds.
  
  Il est donc recommandé de remplir une fiche lorsque l’acheteur présente une offre et/ou verse un acompte, et lorsque le propriétaire-vendeur accepte l’offre qui lui est présentée.
  
  Pour confirmer l’existence d’une entreprise de même que son nom et son adresse, vous devez consulter son certificat de constitution en personne morale, les déclarations annuelles produites par la société conformément aux lois provinciales en matière de valeurs mobilières, ou tout autre document confirmant l’existence de la société. Par exemple, vous pouvez utiliser la publication du rapport annuel de la société signé par une firme de comptabilité indépendante, une lettre ou un avis d’évaluation de la société produit par une administration municipale ou un gouvernement provincial, territorial ou fédéral.
  
  Dans le cas d’une entité autre qu’une entreprise, vous pouvez vous fier à un contrat de société, l’acte d’association ou tout autre document du même type confirmant l’existence de l’entité. Le dossier servant à confirmer l’existence de l’entité peut être un document papier ou électronique. Toute information verbale qui vous est communiquée, notamment par téléphone, n’est pas acceptable puisque vous devez faire référence à un dossier. Si le dossier est en format papier, vous devez le conserver ou en conserver une copie. Si le dossier attestant de l’existence de l’entité est en format électronique, vous devez relever le numéro d’enregistrement de l’entité, ainsi que la nature et la provenance du dossier. Toute version électronique du dossier doit provenir d’une source accessible au public.

• Déclaration de gestion sur l’autoévaluation des risques
  Il s’agit d’une déclaration à produire au moins tous les deux ans et elle vise à solliciter la participation de la direction supérieure dans le dépistage et la dissuasion du blanchiment d’argent et du financement des activités terroristes. Elle repose sur une approche basée sur le risque et sur un aperçu de l’évaluation des risques des activités de courtage. Vous devrez définir les méthodes et procédures d’atténuation des risques au besoin, soit les procédés de limitation des risques, et exercer une surveillance constante des opérations comportant de grands risques. Le formulaire produit par l'ACI qui est disponible ici , vise à vous aider à vous conformer à cette exigence. Il est également affiché au Centre de conformité sur le blanchiment d’argent dans le Lien IMMOBILIER^MC.