Est-il nécessaire de vérifier l’identité du client?
Oui. Dorénavant, vous devez vérifier l’identité du client pour chacune des transactions immobilières que vous effectuez à titre d’agent. Plus précisément, vous devez le faire pour chaque achat et chaque vente de bien immobilier et la déclaration doit être achevée au moment de la transaction. En vertu des anciens règlements, si vous avez déjà vérifié l’identité d’un client, vous n’avez pas à le faire de nouveau si vous le reconnaissez. En vertu des nouveaux règlements, si vous doutez de la véracité des données déjà recueillies sur un client, vous devez reprendre le processus de vérification de l’identité. Vous n’avez pas à le reprendre si vous craignez que la démarche ne divulgue à votre client potentiel que vous comptez communiquer une déclaration à CANAFE.

Les critères de vérification de l’identité d’un client
Pour confirmer l’identité d’une personne, vous devez vous appuyer sur son certificat de naissance, son permis de conduire, son passeport, sa fiche d’établissement, sa carte de résidence permanente, ou tout autre document établi par le gouvernement. Vous pouvez vous fier à une carte d’assurance-santé provinciale, sauf si elle a été émise en Ontario, au Manitoba ou à l’Île-du-Prince-Édouard. Au Québec, vous ne pouvez pas demander de voir la carte d’assurance-santé d’un client, mais vous pouvez l’accepter si le client accepte de l’utiliser comme pièce d’identité. Pour qu’un document soit acceptable à des fins de vérification de l’identité, il doit porter un numéro d’identification unique. Le document doit être valide et non expiré. Un numéro d’assurance sociale peut servir à vérifier l’identité d’un client, mais il n’est pas recommandé, puisque le numéro comme tel ne doit pas être inscrit sur les déclarations communiquées à CANAFE.

Que faire dans les cas où le client est une entreprise ou une entité légale?
Vous devez confirmer l’existence d’une entreprise ou d’une autre entité pour laquelle vous devez garder une Fiche de renseignements sur l’identité du client (entreprise/entité) ou un Document de réception des fonds. Vous devez également indiquer le nom de l’entreprise, son adresse et les noms de ses administrateurs. Vous devez également vérifier que l’entreprise ou l’entité a accordé à la personne participant à l’opération le pouvoir de la représenter dans la transaction.

Si le document est une version électronique, vous devez conserver en dossier le numéro d’enregistrement de l’entreprise, en précisant le type et la source du document. Toute version électronique d’un document doit provenir d’une source accessible au public. Par exemple, vous pouvez obtenir des renseignements sur le nom, l’adresse et les administrateurs d’une société dans la base de données fédérale à la page de Corporations Canada d’Industrie Canada, à l’adresse http://strategis.ic.gc.ca. Vous pouvez aussi obtenir ce type d’information si vous vous abonnez à un service de constitution et de recherches sur les sociétés ou à une base de données provinciale sur la constitution des sociétés.

S’il s’agit d’une entité autre qu’une entreprise, vous pouvez vous appuyer sur un contrat de société, l’acte d’association, ou tout autre document semblable confirmant l’existence de l’entité. Les documents servant à confirmer l’existence d’une entité peuvent être en version papier ou électronique. L’information communiquée verbalement, au téléphone par exemple, n’est pas acceptée à des fins de confirmation de l’identité, puisque vous devez consulter un document pour confirmer l’identité. Si le document est en version papier, vous devez le conserver ou en faire une copie.

SI le document est une version électronique, vous devez indiquer le numéro d’enregistrement de l’entité, incluant le type et la source du document. Une version électronique d’un dossier doit également provenir d’une source accessible au public.

À quel moment la Fiche de renseignements sur l’identité du client doit-elle être remplie?
Nous recommandons de remplir une Fiche de renseignements sur l’identité du client lorsque l’acheteur verse un acompte. Nous recommandons également de remplir une fiche pour le propriétaire-vendeur lorsque ce dernier accepte l’offre qui lui est présentée. Lorsque l’AGENT IMMOBILIER remplit un Document de réception de fonds, il doit par la même occasion remplir une Fiche de renseignements sur l’identité du client, à moins d’avoir rempli une fiche de renseignements avant d’avoir reçu des fonds. Lorsque l’acheteur et le propriétaire-vendeur se font représenter par un agent au cours de la transaction, il appartient à l’agent de l’acheteur de remplir et de consigner en dossier le Document de réception de fonds, peu importe qui dépose les fonds.

Que faire si je ne rencontre jamais mon client – comment puis-je vérifier son identité?
Si le client réside au Canada, CANAFE a défini deux méthodes d’identification : le produit d’identification ou le dossier de crédit, ou la méthode de l’attestation (agent ou mandataire).

Pour la première option (produit d’identification ou dossier de crédit), il y a au total cinq étapes à suivre afin de satisfaire les exigences; cependant, certaines étapes ne peuvent se combiner. Pour en connaître les détails, cliquer ici.

À quel moment la Fiche de renseignement sur l’identité du client doit-elle être présentée?
Elle doit être achevée à la date de la transaction qui, selon CANAFE, équivaut à la conclusion de la transaction, qui se fait habituellement dans le cabinet d’un avocat. Ce rapport peut être complété en tout temps avant cette date, mais il doit être achevé et consigné au dossier à la date de signature de l’acte de transfert. Cependant, lorsque vous recevez des fonds, il faut par la même occasion remplir la Fiche de renseignements sur l’identité du client et le Document de réception de fonds.

Dois-je signaler chaque opération financière ou seulement celles de 10 000 $ ou plus ?
Un dossier doit faire état de tous les fonds reçus, et l’AGENT IMMOBILIER doit consigner chaque transaction au Document de réception de fonds. Un exemplaire du formulaire requis à cette fin est affiché sur le Lien IMMOBILIER^MC; il est également disponible dans WEBForms^MC. Un exemplaire du formulaire requis à cette fin est disponible ici. Le contenu de ce nouveau dossier est très semblable à celui d’une déclaration d’opération importante en espèces. Cependant, le dossier doit être produit chaque fois que vous recevez un montant d’argent, qu’il soit en espèces ou non. Si vous devez produire une déclaration pour une opération importante en espèces, vous n’avez pas à garder un document de réception de fonds pour cette transaction. De plus, si les données d’un relevé de réception de fonds figurent déjà dans d’autres dossiers que vous êtes tenu de produire pour vous conformer aux règlements, vous n’avez pas à produire ce document de nouveau.

Si le document de réception de fonds concerne une entité, vous devez préciser l’adresse de l’entité et sa principale occupation. De plus, si le dossier concerne une entreprise, vous devez garder une copie de la partie des actes de constitution qui accorde à la personne le pouvoir de signer des documents de transaction au nom de l’entreprise.

S’il y a un dépôt en espèces de 10 000 $ ou plus?
Dans ce cas, il doit être signalé à CANAFE dans les 15 jours suivant le transfert des espèces par le client, ou client potentiel, au moyen de la déclaration sur les opérations importantes en espèces. Vous n’avez pas à produire de déclaration si les fonds proviennent d’une entité financière comme une banque à charte, une coopérative de crédit, d’un gouvernement fédéral, provincial ou municipal, d’un organisme d’État ou d’un hôpital public si ces entités participent à la transaction en tant qu’acheteurs ou propriétaires-vendeurs. Voir la section des définitions ici pour connaître les paramètres servant à définir une opération importante en espèces. Cette exigence est en vigueur depuis 2001.

Les acheteurs ou les vendeurs sont des terroristes connus
Il existe un registre des terroristes ou des groupes terroristes connus; on peut le consulter par le biais du site Web de CANAFE. En vertu du Code criminel, les biens immobiliers des groupes terroristes doivent être « bloqués ». Vous ne pouvez effectuer une transaction comportant une personne dont le nom figure à la liste. Vous devez immédiatement signaler le fait à CANAFE et aviser une agence de sécurité ou la police. Cette exigence est en vigueur depuis 2001.

Les acheteurs ou les vendeurs sont soupçonnés d’être des terroristes
Il s’agit d’une question de jugement de la part de l’AGENT IMMOBILIER. Si vous craignez une prise de contrôle par un groupe terroriste, vous devez produire une déclaration d’opération douteuse. Ce type de déclaration doit être établi en version papier seulement, de sorte qu’il doit être envoyé par courrier recommandé ou par télécopieur à CANAFE. La déclaration doit être produite dans les 30 jours civils. Cette exigence est en vigueur depuis 2001.

Le défaut de se conformer à cette exigence constitue une infraction grave. Le défaut de s’y conformer peut résulter en une peine de cinq années de prison ou une amende allant jusqu’à deux millions de dollars pour chaque infraction

L’opération me semble douteuse
Encore là, l’AGENT IMMOBILIER doit faire preuve de jugement. Vous devez déclarer tous les « motifs raisonnables » de soupçonner qu’une opération est liée au blanchiment d’argent ou au financement d’activités terroristes. En cas de doute, il vaut toujours mieux signaler l’incident. Les « doutes raisonnables » peuvent découler des éléments suivants : un dépôt important en espèces ou une source inhabituelle de fonds en espèces; des fonds tirés d’une banque étrangère; un achat de propriété sous l’anonymat d’une entreprise; l’absence d’inspection de la propriété ou de nombreuses propriétés achetées dans un court laps de temps; l’acheteur effectue le paiement final en espèces. Cette exigence est en vigueur depuis 2001.

Les nouvelles exigences obligent à signaler même une tentative d’opération douteuse. Pour qu’il y ait tentative, l’offre doit absolument avoir été présentée. Vous devez alors produire un rapport, que la transaction ait été conclue ou non, à partir de votre doute comme AGENT IMMOBILIER. Consultez la section des définitions ici pour connaître les paramètres définissant la tentative d'opération douteuse.

Lorsque l’AGENT IMMOBILIER a décidé de produire une déclaration d’opération douteuse, la personne concernée ne doit pas être mise au courant qu’une déclaration sera ou a été produite. Il ne doit pas non plus poser des questions qui éveilleront les soupçons du client. Il existe une protection de responsabilité civile ou criminelle pour la production d’une déclaration à CANAFE, dans la mesure où la déclaration est produite « de bonne foi ».