Collecte des renseignements personnels
Avant de remplir les formulaires personnels, vous devez connaître la nature des renseignements personnels à recueillir pour vous conformer aux exigences de CANAFE. En effet, à partir du 23 juin 2008, vous devez constituer un dossier de renseignements sur l’identité du client pour chaque transaction que vous effectuez.

Lorsque vous inscrivez les renseignements constituant un dossier, vous devez procéder vous-même à l’identification de la personne, ou en son absence, vous devez

• Utiliser deux des cinq méthodes de vérification si le client réside au Canada, ou
• Avoir recours à un agent ou mandataire.

Si la vérification de l’identité a été effectuée en personne, vous devez relever le numéro de la pièce d’identité originale émise par le gouvernement mais vous n’avez pas à conserver une photocopie de la pièce d’identité. Les cartes d’assurance-santé provinciales sont acceptées, sauf en Ontario, au Manitoba et à l’Île-du-Prince-Édouard. Il est recommandé de NE PAS utiliser une carte d’assurance-sociale canadienne comme pièce d’identité, puisque CANAFE n’acceptera pas les renseignements donnés.

IMPORTANT: Lorsque vous utilisez des titres de compétence approuvés dans le but de vérifier l’identité d’une personne, vous êtes tenu de remplir une Fiche de renseignements sur l’identité du client. Il ne suffit pas de faire une photocopie du permis de conduire, par exemple, et de l’ajouter au dossier pour répondre aux exigences en matière de conformité.

En tant que courtier, il vous incombe de confirmer l’identité d’une personne ou l’existence de l’entité que vous représentez (acheteur ou vendeur).

Si la transaction engage des acheteurs ou des vendeurs non représentés, le courtier qui représente l’autre partie doit recueillir les renseignements sur leur identité et les consigner dans un dossier. Si l’individu non représenté refuse de fournir les renseignements demandés, il faut établir un rapport à cet effet et l’ajouter au dossier. Si vous avez des motifs raisonnables de douter de la personne non représentée et de ses motifs de refus, vous devez présenter un rapport à cet effet à CANAFE.

En d’autre termes, lorsque vous avez des doutes sur la situation, vous devez présenter une déclaration d’opération douteuse; autrement, vous n’avez qu’à constituer un dossier ou un rapport sur le refus de s’identifier précisant les motifs du refus de s’identifier ou de fournir des pièces d’identité de la part de l’individu non représenté.

De nouvelles exigences sont également formulées sur la vérification de l’identité d’un client s’il n’y a pas de rencontre en personne pour recueillir les renseignements et les consigner. Dans ce cas, en vertu des nouveaux règlements de CANAFE, le courtier doit faire appel à un agent ou un représentant agréé (désigné légalement comme le mandataire) pour vérifier l’identité d’un client en son nom. Il DOIT y avoir une entente contractuelle entre l’agent et le représentant dont les services sont retenus. L’ACI a préparé un modèle de convention que vous pourrez utiliser à cette fin.

Pour répondre aux exigences à l’égard de l’identification du client, le bureau de courtage doit recevoir les renseignements suivants :

• Le type de pièce d’identité (permis de conduire, passeport, etc.)
• Le numéro d’identification qui paraît sur ce document; et
• L’autorité émettrice (pays, province, etc.)

Le représentant contractuel du courtier doit vérifier les documents d’identité ORIGINAUX du client et en faire parvenir une copie au bureau du courtier. En tant que courtier, vous êtes légalement responsable des mesures prises par votre représentant.

SI le client que vous ne rencontrez pas réside au Canada, et qu’il n’y a pas d’agent ou de mandataire contractuel, vous devez alors utiliser deux des cinq méthodes approuvées par CANAFE :

1. Vérifier une pièce d’identité indépendante (doit afficher une photo et un numéro d’inscription, par exemple un laissez-passer d’autobus ou une carte d’adhésion à un groupe)
2. Vérifier un dossier de crédit (p. ex. : Equifax)
3. Attestation d’identité d’un commissaire à l’assermentation ou d’un répondant (La liste détaillée des répondants est affichée sur le site Web de CANAFE.)
4. Chèque compensé tiré sur un compte de dépôt d’une institution financière canadienne
5. Confirmation de l’existence d’un compte de dépôt d’une institution financière canadienne

NOTE : Les combinaisons des méthodes 1 et 2, et 4 et 5 ne sont pas acceptées.

L’ACI a créé une Fiche de renseignements sur l’identité du client afin de faciliter la tâche des courtiers et agents lorsqu’ils déclarent les renseignements nécessaires. Ce formulaire est disponible au Centre de conformité sur le blanchiment d’argent du Lien IMMOBILIER^MC, ou dans WEBForms ^MC, et ici. L’AGENT IMMOBILIER est tenu de remplir ce document lorsqu’il fait fonction d’agent à l’égard de l’achat ou la vente d’un bien immobilier. Il appartient au courtier de conserver ce document en dossier pendant cinq ans.

Collecte des renseignements sur les entités
Si une entité (entreprise, société, organisme de bienfaisance, etc.) participe à la transaction, le courtier ou l’agent doit confirmer son existence. L’existence de l’entité doit être confirmée dans les 30 jours de la transaction par la présentation

• d’un contrat de société,
• de l’acte d’association,
• ou de tout autre document original confirmant l’existence légale de l’entité.

De plus, vous devez également confirmer les noms des administrateurs de l’entreprise.

Il est recommandé d’effectuer cette vérification

• pour l’acheteur au moment où l’offre est présenté et/ou l’acompte est déposée,
• pour le propriétaire-vendeur, lorsqu’il accepte l’offre qui lui est présentée.

Vous êtes tenus de conserver une copie du dossier attestant l’existence de l’entité (par ex. le certificat de constitution de personne morale, la publication d’un rapport annuel, un avis d’imposition émis par le gouvernement ). S’il s’agit d’une version électronique, on doit noter le numéro d’enregistrement de l’entreprise, ainsi que le type de dossier et l’autorité émettrice (par ex. : le site Web de Corporations Canada).

• Dans le cas des entreprises, l’existence légale doit être confirmée par la vérification du certificat de constitution en personne morale, ou de dossiers déposés chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières. Vous pouvez utiliser tout autre document officiel confirmant l’existence de la personne morale et les noms de ses administrateurs.
• L’ACI a créé une Fiche de renseignements sur l’identité du client (entreprise/entité) pour aider les courtiers et les agents à communiquer les renseignements demandés. On peut le consulter dans le Centre de conformité sur le blanchiment d’argent du Lien IMMOBILIER^MC ou dans WEBForms^MC. Il suffit de cliquer ici. C’est un document que chaque AGENT IMMOBILIER doit remplir au moment de l’achat ou de la vente d’une propriété immobilière. Le courtier doit conserver le document pendant cinq ans.

L’ACI a également préparé un modèle de lettre dont un membre peut se servir pour demander des renseignements au représentant juridique ou représentant d’une entreprise de l’acheteur, particulièrement lorsqu’il tente de vérifier les renseignements exigés par CANAFE. Ce modèle est également affiché au Centre de conformité sur le Lien IMMOBILIER^MC.

La vérification des tiers
Lorsque vous remplissez une Fiche de renseignements sur l’identité du client pour une personne ou une entreprise/entité, il faut également tenter de savoir si la personne ou l’ « entité » agit pour le compte d’une tierce partie. Lorsque vous ne pouvez pas conclure qu’il y a une tierce partie, mais qu’il y a des raisons raisonnables de soupçonner que le client agit pour le compte d’un tiers, vous devez conserver un dossier qui tient compte de cela.