En plus de devoir nommer une personne responsable de mettre en place le programme de conformité de votre bureau, vous devrez ajouter ce qui suit à la politique de conformité de votre bureau lorsque les nouveaux règlements entreront en vigueur en juin 2008 :

• Élaborer, appliquer et mettre à jour des politiques et procédures de conformité écrites. Si vous êtes une société immobilière, vos politiques et procédures doivent être approuvées par un dirigeant. Ce qui était jusqu’ici un règlement est devenu une loi.
• Évaluer et documenter les risques liés au blanchiment d’argent et au financement des activités terroristes d’une façon appropriée, compte tenu de :
  • vos clients et vos relations;
  • vos produits, vos moyens d’acheminement et les secteurs géographiques où vous exercez vos activités;
  • tout autre élément pertinent.
• Élaborer et garder à jour un programme écrit de formation sur la conformité à l’intention de vos employés, de vos agents et des autres personnes autorisées à agir en votre nom.
• Dans une communication sur l’interprétation destinée à l’ACI, CANAFE a signalé qu’il incombe au bureau de courtage de conserver les déclarations produites en son nom. En d’autres termes, la politique de votre bureau doit stipuler que les déclarations destinées à CANAFE recueillies par un employé ou un entrepreneur agissant au nom du courtier doivent être conservées par le bureau de courtage. Si l’employé ou l’entrepreneur quitte le bureau de courtage, les déclarations qu’ils ont produites pendant qu’ils vous représentaient doivent être conservées par votre bureau.
• Établir et documenter l’examen de l’efficacité de vos politiques et procédures, de l’évaluation des risques et des programmes de formation. L’examen doit être mené à tous les deux ans par un vérificateur interne ou externe ou par un membre de votre organisation si vous n’avez pas de vérificateur attitré. L’ACI a conçu un formulaire d’évaluation des risques pour vous aider dans cette étape.
• Si vous êtes une entité (par exemple une société immobilière), dans les 30 jours de l’examen susmentionné, ses résultats, les mises à jour sur vos politiques et procédures de conformité, incluant leur mise en œuvre, doivent être communiquées par écrit au courtier inscrit au dossier ou à un dirigeant.
• Si vous croyez qu’un risque de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes est inhérent aux services que vous fournissez, vous devez prendre des mesures pour les atténuer et prendre des mesures raisonnables pour :
  • garder à jour les données d’identification du client;
  • assurer une surveillance constante des transactions financières pour relever les opérations douteuses.